Antes de responder, deténgase en lo esencial: por qué aparece su nombre, qué está revisando la Contraloría y qué consecuencias podría generar esa actuación.
Un correo de la Contraloría General del Estado llega a su bandeja de entrada. El documento lleva su nombre, identifica una institución en la que trabaja o trabajó y hace referencia a una auditoría, examen especial, contrato o período determinado.
La primera reacción suele ser inmediata:
¿Tengo un problema? ¿Me están responsabilizando? ¿Debo contestar?
La respuesta depende de algo que muchas veces se pasa por alto: qué documento recibió y en qué etapa se encuentra la actuación de la Contraloría.
Una notificación no significa automáticamente que exista una responsabilidad en su contra. Pero tampoco debería tratarse como una simple comunicación administrativa sin consecuencias.
¿Por qué puede notificarlo la Contraloría?
La Constitución establece que la Contraloría General del Estado es el organismo técnico encargado del control de la utilización de los recursos estatales y de la consecución de los objetivos de las instituciones públicas y de determinadas personas jurídicas privadas que dispongan de recursos públicos. Además, puede determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de responsabilidad penal respecto de asuntos sometidos a su control.
Por eso, una acción de control puede involucrar no solamente a la máxima autoridad.
Quiero saber más….
También pueden ser notificados servidores, exservidores, administradores de contratos, fiscalizadores, técnicos, responsables financieros, custodios de bienes, miembros de comisiones y otras personas relacionadas con los hechos examinados.
El artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, LOCGE, regula actualmente las notificaciones vinculadas con los procedimientos del organismo de control y contempla, entre otros mecanismos, la notificación electrónica, personal, por boleta y, cuando corresponda, por prensa. La norma exige que exista constancia de determinados elementos que permitan acreditar la comunicación.
En DefensaGlosa partimos siempre de una pregunta básica: ¿qué clase de notificación recibió? Sin responder eso, es difícil saber qué significa realmente el documento.
No todas las notificaciones significan lo mismo
Durante una acción de control pueden aparecer comunicaciones con finalidades muy diferentes.
Por ejemplo, una persona podría recibir una notificación relacionada con el inicio de una auditoría. En otro momento podría recibir un requerimiento de información o documentación. Más adelante podrían comunicársele resultados provisionales o convocársela a la conferencia final.
Después de aprobado el informe, el escenario puede cambiar nuevamente si la Contraloría inicia procedimientos relacionados con una posible responsabilidad.
La normativa de auditoría vigente exige que dentro del expediente consten las comunicaciones de inicio, las notificaciones a los sujetos relacionados, los resultados provisionales y la convocatoria a conferencia final. También prevé que, cuando se evidencia un hallazgo, este sea puesto en conocimiento de los sujetos de control para que puedan ejercer su derecho a la defensa.
Por eso, recibir un documento de la Contraloría y limitarse a pensar “me están auditando” puede ser insuficiente.
La pregunta correcta sería:
¿Qué efecto produce exactamente este documento?
Un ejemplo sencillo
Imagine que usted fue administrador de un contrato durante ocho meses.
Dos años después recibe una notificación relacionada con un examen especial al contrato.
Eso, por sí solo, no permite afirmar que tenga responsabilidad.
Primero habría que identificar cuestiones como:
¿El período examinado coincide con el tiempo en que ejerció el cargo?
¿La actuación que se está revisando correspondía realmente a sus funciones?
¿Se le comunica únicamente el inicio del examen o ya existe una observación concreta?
¿La Contraloría solicita información o le está comunicando resultados provisionales?
Estas diferencias son importantes porque el mismo contrato puede involucrar a varias personas con obligaciones completamente distintas.
Este es uno de los aspectos que revisamos especialmente en DefensaGlosa: no basta mirar el nombre del cargo. Hay que relacionar funciones, período, documentos y actuación atribuida.
¿Y si nunca me notificaron al inicio?
También puede ocurrir.
Durante una auditoría pueden aparecer personas cuya participación no era previsible al comienzo del examen.
El artículo 90 de la LOCGE contempla expresamente esta situación y dispone que esas personas deben ser notificadas cuando aparezca su vinculación, garantizando las condiciones necesarias para que puedan ejercer adecuadamente su derecho a la defensa.
Esto significa que recibir una notificación cuando la auditoría ya lleva varios meses no necesariamente implica una irregularidad.
Pero sí debería llevar a otra pregunta:
¿Por qué aparezco ahora dentro de la acción de control?
La respuesta puede estar en un documento, una firma, un informe, una función asignada o una actuación que los auditores relacionaron posteriormente con el objeto examinado.
El error de responder antes de entender el documento
Una reacción frecuente es redactar inmediatamente una explicación extensa contando todo lo ocurrido.
Eso puede llevar a entregar información que no responde al punto realmente examinado.
Antes de contestar conviene identificar, por lo menos:
- Qué tipo de documento recibió;
- Qué período comprende;
- Cuál es el objeto de la acción de control;
- Qué actuación suya aparece relacionada;
- Qué información está solicitando la Contraloría; y
- Si existe ya una observación concreta.
Responder mucho no necesariamente significa responder bien.
En ocasiones, el problema no está en lo que la persona explica, sino en aquello que no identificó antes de contestar.
¿Una notificación significa que ya existe responsabilidad?
No.
La Constitución reconoce a la Contraloría facultades para determinar responsabilidades, pero una notificación recibida dentro de una auditoría no equivale automáticamente a una resolución de responsabilidad.
El propio procedimiento de auditoría contempla distintas etapas antes de que determinados resultados puedan proyectarse hacia otros procedimientos.
Por eso es importante no confundir: estar relacionado con una acción de control con tener una responsabilidad determinada.
Tampoco debería ocurrir lo contrario: asumir que, como todavía no existe una glosa o sanción, el documento recibido carece de importancia.
Antes de responder, identifique la etapa
Si recibió una notificación de la Contraloría, la primera decisión no debería ser simplemente “contestar”.
Primero debería comprender qué le notificaron, por qué aparece usted dentro del examen y qué puede ocurrir después.
Una comunicación de inicio, un requerimiento de información, una comunicación de resultados provisionales y una eventual predeterminación tienen objetivos diferentes.
Y la forma de analizar cada una también cambia.
En DefensaGlosa revisamos precisamente esa secuencia: documento recibido, etapa del procedimiento, funciones desempeñadas, período examinado y documentación disponible.
Porque en materia de control gubernamental, entender correctamente la primera notificación puede cambiar la forma en que se enfrenta todo lo que viene después.
Antes de firmar, piense en las consecuencias sobre su patrimonio.
Conocimiento para prevenir. Experiencia para defender.
