Un memorando puede convertirlo en responsable de vigilar un contrato que ni siquiera conoce. La ley permite objetar la designación en determinados casos, pero también establece obligaciones que podrían comprometer su responsabilidad si no actúa oportunamente.
Todo comienza con un memorando
Es lunes por la mañana. Usted llega a su oficina, revisa el correo institucional y encuentra una disposición de la máxima autoridad:
«Se le designa administrador del contrato para la adquisición e instalación de equipos tecnológicos».
El contrato supera los USD 150.000. Usted no participó en el procedimiento de contratación, no elaboró las especificaciones técnicas y tampoco conoce al proveedor.
Su jefe le comenta:
«No se preocupe, solo tiene que hacer seguimiento. Los técnicos se encargan de lo demás».
Pero usted tiene dudas. Su formación es administrativa, desconoce las características de los equipos y sabe que cualquier inconveniente podría terminar en una observación de la Contraloría.
Entonces aparece la pregunta que muchos servidores públicos se hacen en silencio:
¿Puedo oponerme a esta designación o debo aceptarla porque es una disposición de mi autoridad?
Quiero saber más….
En DefensaGlosa Consideramos que esta pregunta debería resolverse antes de asumir funciones que pueden generar consecuencias administrativas, civiles e incluso penales, según las circunstancias.
¿Qué dice la ley sobre la designación?
El artículo 359 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública establece que la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado designará al administrador del contrato y que dicha designación deberá notificarse formalmente.
La misma disposición exige que la persona designada tenga aptitud para administrar la ejecución contractual.
Esto significa que no debería considerarse la designación como una simple distribución de trabajo entre servidores.
La naturaleza y complejidad del contrato importan.
¿Y si usted no tiene la preparación necesaria?
Aquí aparece un derecho que muchos servidores desconocen.
El propio artículo 359 permite objetar la designación, de manera justificada y motivada, dentro del término de tres días contados desde su notificación.
Entre las causas legalmente previstas se encuentran el conflicto de intereses, las causas de excusa o recusación contempladas en el Código Orgánico Administrativo y la falta de aptitud para administrar el contrato.
Pero tenga presente algo importante: manifestar que no desea asumir el contrato no equivale a presentar una objeción jurídicamente sustentada.
¿Su falta de experiencia constituye una causa suficiente? ¿Qué sucede si la autoridad no acepta sus razones? ¿Puede pedir que lo reemplacen cuando el contrato ya está en ejecución?
Son situaciones que requieren distinguir las circunstancias personales del servidor, la naturaleza del contrato y las exigencias legales.
Usted es el vínculo entre la entidad y el contratista
Supongamos que finalmente asume la administración.
A los pocos días, el contratista lo llama para informar que necesita modificar el cronograma de entrega. Después le solicita una prórroga y, posteriormente, presenta documentación para tramitar un pago.
Ahora todos esperan una respuesta suya.
El artículo 92 de la LOSNCP atribuye al administrador y al fiscalizador la responsabilidad de adoptar las medidas necesarias para la adecuada ejecución contractual, dentro de sus respectivas funciones.
Por su parte, el artículo 361 del Reglamento General establece atribuciones relacionadas con el seguimiento, la coordinación, el reporte de novedades, la documentación contractual y otras actuaciones necesarias para la ejecución.
En la práctica, el administrador constituye un vínculo fundamental entre la entidad contratante y el contratista.
Pero esto no significa que pueda decidir libremente sobre cualquier solicitud.
Representar los intereses de la institución en la administración contractual no equivale a tener facultades ilimitadas para modificar lo contratado.
Cada decisión debe responder a las competencias legales y a las condiciones del contrato.
¿Qué pasa si el contratista le pide firmar algo que no está correcto?
Imagine que el contratista entrega 40 equipos, aunque el contrato exige 50.
Le explica que los restantes llegarán la próxima semana y le solicita que firme la recepción para facilitar el trámite del pago.
Incluso podría decirle:
«Ingeniero, firme tranquilo. Nosotros completamos la entrega después».
¿Qué haría usted?
La firma del administrador puede tener efectos relevantes dentro del expediente contractual. Por eso, no debe confundirse la buena relación con el proveedor con el cumplimiento de las obligaciones institucionales.
Tampoco corresponde presumir que el administrador será responsable de cualquier deficiencia técnica simplemente por haber intervenido en la recepción.
Para examinar una posible responsabilidad es necesario determinar qué debía verificar, qué información conocía y qué actuaciones estaban dentro de sus competencias.
En DefensaGlosa analizamos estas situaciones relacionando las obligaciones contractuales, las competencias de cada servidor y la documentación que sustenta sus decisiones.
¿Y si descubre posibles actos de corrupción?
Este escenario merece especial atención.
Durante la ejecución contractual, usted advierte que alguien pretende justificar pagos por bienes no entregados o le solicita favorecer indebidamente al contratista.
¿Qué debería hacer?
Primero, debe distinguirse una irregularidad administrativa de hechos que podrían constituir una infracción penal.
El artículo 422, numeral 1, del Código Orgánico Integral Penal (COIP) contempla el deber de denunciar de los servidores públicos que, en ejercicio de sus funciones, conozcan de la comisión de un presunto delito contra la eficiencia de la administración pública.
Además, el artículo 277 del COIP sanciona la omisión de denuncia en los supuestos que establece.
Por tanto, si conoce hechos que podrían constituir un delito, no debe convertirse en partícipe, encubridor ni guardar silencio cuando exista una obligación legal de denunciarlos.
Esto tampoco significa acusar a alguien sin elementos objetivos. La naturaleza de los hechos y la actuación que corresponde adoptar deben evaluarse responsablemente.
Una instrucción verbal, la presión de un superior o la petición de un contratista no eliminan las obligaciones legales del servidor público.
La Contraloría puede revisar lo que usted hizo
El administrador puede dejar de ejercer sus funciones, cambiar de institución o incluso terminar su relación laboral con el Estado.
Pero sus actuaciones durante la ejecución contractual pueden ser examinadas posteriormente por los organismos de control.
La Constitución, en sus artículos 226 y 233, establece el marco de competencias de los servidores públicos y su responsabilidad por los actos u omisiones realizados en el ejercicio de sus funciones.
Ahora bien, no toda observación de auditoría constituye una responsabilidad legalmente determinada.
La existencia de una responsabilidad exige analizar las obligaciones concretas y los presupuestos jurídicos aplicables a cada caso.
En DefensaGlosa revisamos los hechos, las funciones desempeñadas y la documentación contractual para identificar riesgos y determinar qué aspectos requieren una evaluación jurídica especializada.
Antes de asumir, hágase una pregunta
¿Conozco realmente el contrato que voy a administrar y estoy en condiciones de cumplir las obligaciones que la ley me atribuye?
No basta con recibir un memorando y empezar a firmar documentos.
Cuando existen dudas sobre la designación, las competencias o las decisiones que deben adoptarse frente al contratista, conviene resolverlas antes de que el problema avance.
Porque una designación puede parecer rutinaria hoy y convertirse, años después, en el punto de partida de un examen de Contraloría.
¿Fue designado administrador de contrato y no sabe si puede objetar, qué funciones debe cumplir o qué riesgos está asumiendo?
DefensaGlosa puede ayudarle a evaluar su situación antes de tomar decisiones que comprometan su responsabilidad.
Conocimiento para prevenir. Experiencia para defender.
¿Tiene dudas sobre su designación o sus responsabilidades?
Prevenir hoy puede evitarle problemas mañana. Consúltenos por 📞 WhatsApp
