ADMINISTRADOR DEL CONTRATO
Es una figura clave en la gestión de contratos públicos, su función principal es supervisar y asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones establecidos en un contrato, tanto por parte del contratista como del contratante .
La Real Academia de la Lengua define administrar como “Desempeñar o ejercer un cargo (…)”, el artículo 70 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, señala: “Los contratos contendrán estipulaciones específicas relacionadas con las funciones y deberes de los administradores del contrato (…)”.
El administrador de contrato actúa como intermediario entre las partes involucradas y se encarga de monitorear el progreso del contrato, el cumplimiento de los plazos, la calidad del trabajo realizado y el cumplimiento de las obligaciones contractuales. Además, se encarga de resolver disputas o conflictos que puedan surgir durante la ejecución del contrato.
DESIGNACIÓN.- En todo contrato, la entidad pública designará de manera expresa un administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato, así lo determina los artículos 530.1 y 530.2 de la Codificación. . de Resoluciones del SERCOP, en concordancia con el artículo 121 del Reglamento General de la LOSNCP.
OBLIGACIONES.- Los administradores de contrato deberán actuar bajo los principios de “legalidad, trato justo, igualdad, calidad, vigencia tecnológica, oportunidad, concurrencia, transparencia, publicidad; y, participación nacional, juridicidad, proporcionalidad, imparcialidad, y buena fe”, y sus decisiones serán motivadas y razonadas, sin atentar al principio de interdicción de la arbitrariedad (LOSNCP Art. 4; Codifica Resoluciones del SERCOP Art. 530.8 y 530.9 Código Orgánico Administrativo Art. 18).
Los procedimientos y los contratos sometidos a la misma se tomarán en cuenta la necesidad de precautelar los intereses públicos y la debida ejecución del contrato. (LOSNCP Art. 5)
Los contratos contendrán estipulaciones específicas relacionadas con las funciones y deberes de los administradores del contrato; y, en todo contrato se designará de manera expresa un administrador que velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del mismo y adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar “(…) todos los casos, las multas serán impuestas por el administrador del contrato, y el fiscalizador, si lo hubiere, el o los cuales establecerán el incumplimiento, fechas y montos”. ( RGLOSNCP Art. 121 LOSNCP Art. 71 tercer inciso)
RESPONSABILIDADES.- Entre otras deberán cumplir:
- Estricto cumplimiento de cláusulas contractuales.
- Acceso al Sistema Oficial de Contratación Pública con el usuario y contraseña entregada por la Unidad de Compras Públicas, para revisar los documentos relevantes publicados en el proceso con el objeto de tener conocimiento de toda la información relevante al proceso de contratación.
- Resolver cualquier inquietud o duda existente que se pueda presentar en la ejecución del contrato, dentro del ámbito de sus competencias.
- Colaborar con el contratista para que pueda obtener oportunamente las autorizaciones
- Efectuar el seguimiento a todas las solicitudes que el contratista remita a la entidad pública en cuanto a los permisos, reuniones de trabajo, etc.
- Adoptar las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados y ejecutar las multas y sanciones a las que hubiere lugar por incumplimiento, demora o abandono por parte del contratista.
- Establecer indicadores de gestión para medir oportunamente el avance y cumplimiento del contrato y presentar informes de conformidad a las autoridades competentes.
- Aceptar o negar las ampliaciones de plazo (prórrogas contractuales) solicitadas por el contratista a través de oficio, y en caso de duda de su alcance o solicitud solicitar por escrito el criterio a la Coordinación de Asesoría Jurídica.
- Realizar todas las gestiones que tengan relación con la correcta ejecución de las obligaciones contractuales, en cuanto a la solvencia del contratista, en los ámbitos administrativo y técnico.
- Para el caso de obras en las cuales se requiera iniciar cualquier trabajo no contemplado en el contrato original, y que deba cargarse a los fondos destinados al proyecto, el administrador del contrato deberá informar y solicitar la respectiva autorización por escrito a la máxima autoridad, adjuntando el informe técnico correspondiente que sustente la solicitud, para posteriormente autorizar el inicio de los trabajos al contratista mediante la aprobación de la respectiva orden de trabajo
- La aplicación de multas es responsabilidad de la entidad contratante (…) En consecuencia, es también responsabilidad de la entidad contratante asegurar los mecanismos para aplicar las disposiciones normativas pertinentes y garantizar el interés del Estado, y el cumplimiento de las obligaciones que le corresponden al contratista. . (…)”. (Pronunciamiento PGE Oficio No. 12208, 22 de septiembre de 2017)
- “(…) la LOSNCP dispone que “El supervisor y el fiscalizador del contrato son responsables de tomar todas las medidas necesarias para su adecuada ejecución” , además, frente a un incumplimiento de obligaciones contractuales “La Entidad contratante, obligatoriamente seguirá la acción correspondiente, en contra de él o los funcionarios o empleados por cuya acción u omisión la entidad debía indemnizar a contratistas o proveedores”, de acuerdo con lo dispuesto por los artículos 80 y 99 de la LOSNCP.” (Pronunciamiento PGE oficio No. 12351, 02 de febrero de 2021)
- “(…) Esta responsabilidad es administrativa, civil y penal según corresponda”. Arte. LOSNCP. 80 y Disposición General Primera
- Para el caso de ejecución de obras.- “Si el contrato es de ejecución de obras, prevé y requiere de los servicios de fiscalización, el administrador del contrato velará porque éste actúe de acuerdo a las especificaciones constantes en los pliegos o en el propio contrato. . .” Arte. RGLOSNCP. 121.- “Es función del administrador del contrato establecer un sistema que evalúe el logro de los objetivos, mediante el cual pueda obtenerse información sobre su estado. Esto con el fin de tomar oportunamente acciones correctivas o para informar a las autoridades de la entidad sobre el desarrollo del proyecto . (…) d) Velar porque se efectúen evaluaciones periódicas del proyecto ; (…)”.CGE Normas de Control Interno Acápite 408-16 y 408-17
OBJECIONES.- La designación del administrador puede ser objetada el plazo de 3 días desde su notificación por: 1. Conflicto de intereses, 2. Falta de competencia profesional y, 3. Atentar al ejercicio de derechos de los servidores públicos designados, tales como: maternidad, paternidad y cualquier otra licencia o derecho reconocido a los servidores públicos que puedan representar una afectación personal. Codificación de Resoluciones del SERCOP Art. 530.3
OPOSICIÓN: Se permite al contratista solicitar a la máxima autoridad de la contratante o su delegado, el cambio de administrador de contrato, por razones debidamente justificadas que puedan afectar la correcta ejecución del contrato. Codificación de Resoluciones del SERCOP Art. 530.4
CAMBIO.- La máxima autoridad o su delegado puede cambiar de administrador de contrato en cualquier momento mediante la notificación formal al administrador saliente, administrador entrante, contratista, fiscalizador (si fuere el caso) y usuario del portal de compras públicas a este último para la habilitación de un nuevo usuario. Codificación de Resoluciones del SERCOP Art. 530.4
El administrador saliente en el término máximo de 5 días deberá publicar toda la información relevante en el Sistema Oficial de Contratación Pública y emitirá un informe motivado, con los anexos de respaldo, dirigido a la autoridad máxima o su delegado con copia al administrador entrante, que deberá contar con mínimo la siguiente información: 1. Resumen de las actividades realizadas durante la fase de ejecución contractual hasta el momento de entrega del informe. 2. Actividades relevantes pendientes a considerar por parte del administrador entrante. 3. Conclusiones y recomendaciones puntuales Codificación de Resoluciones del SERCOP Art. 530,5
CONCLUSIÓN:
El administrador de contrato desempeña un papel crucial en garantizar el cumplimiento efectivo de los contratos. Su importancia radica en la supervisión y control de la ejecución contractual, la gestión de reclamaciones y conflictos, y la protección de los intereses de las partes involucradas. Además, su labor contribuye a la transparencia, la eficiencia y la legalidad en las adquisiciones públicas, fortaleciendo la confianza en el proceso de contratación.
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